Ishøj introducerer ny foreningsportal til lokaler og tilskud

Ishøj Kommune inviterer lokale frivillige foreninger til introduktion i foreningsportalen Aktiv Ishøj. Ifølge VORES Ishøjs omtale fra 11. september 2026 skal lokalebookingsystemet WinKAS fremover bruges, når foreningerne søger lokaler og midler. For bestyrelsen er det derfor en anledning til at få afklaret, hvem der skal håndtere de digitale opgaver.

Introduktion på to tidspunkter

Kommunen har annonceret introduktion den 14. september klokken 16.30–18.00 og den 17. september klokken 10.30–12.00 i Brohuset på Vejlebrovej. Programmet omfatter både en gennemgang af portalen og en kort orientering om ansøgninger til frivilligt socialt arbejde. Foreningerne opfordres til at sende to personer og tilmelde sig via mail eller telefon, fremgår det af omtalen af invitationen.

Et praktisk forslag er at lade én deltager repræsentere arbejdet med aktiviteter og lokaler, mens den anden har ansvar for økonomi eller ansøgninger. Bed gerne begge om at samle spørgsmål på forhånd og efterfølgende skrive en kort vejledning til resten af bestyrelsen.

Ansøgningsdato

Der er ansøgningsfrist ansøgningsfrist for støtte til lokale foreninger og netværk. d. 1 Oktober, så der er lige knap 14 dage til at formidle og sende en ansøgning 

Tag konkrete arbejdsgange med til mødet

Redaktionens anbefaling er at bruge introduktionen til mere end at se portalens skærmbilleder. Vælg eksempelvis en kommende lokalebooking eller en mulig ansøgning, og bed om at få forklaret forløbet fra start til kvittering. Det giver bestyrelsen et konkret grundlag for at fordele opgaverne.

Overvej især at stille disse spørgsmål:

• Adgang: Hvordan får de relevante frivillige adgang, og hvordan ændres adgangen ved et bestyrelsesskifte?

• Eksisterende bookinger: Skal foreningen kontrollere eller genoprette tidligere reservationer?

• Ansøgninger: Hvilke oplysninger og bilag skal være klar, før arbejdet kan begynde?

• Kvittering: Hvordan ser foreningen, at en booking eller ansøgning er modtaget og eventuelt godkendt?

• Hjælp: Hvem kontaktes ved problemer, særligt tæt på en frist?

Spørgsmålene er forslag til forberedelse, ikke oplysninger om portalens funktioner eller kommunens krav. Bed om skriftlige svar på de punkter, der har betydning for foreningens næste aktivitet eller ansøgning.

Aftal ansvar uden at samle alt hos én person

Efter introduktionen kan bestyrelsen med fordel udpege en ansvarlig og en stedfortræder for hver opgave. Aftal også, hvem der følger op på ubesvarede henvendelser, og hvor vejledninger og kvitteringer skal gemmes. Skriv beslutningerne ind i referatet, så opgavefordelingen er tydelig.

Hold samtidig kommunens portal og foreningens øvrige administration adskilt i planlægningen. Afklar konkret, hvilke oplysninger der skal vedligeholdes hvor, frem for at antage, at systemerne udveksler data. Bed om dokumentation, hvis der bliver nævnt integrationer eller automatisk overførsel.

For bestyrelser uden for Ishøj er den praktiske inspiration at stille tilsvarende spørgsmål, når kommunen ændrer sine digitale løsninger. Begynd med adgang, ansvar og frister, og afslut med en fælles gennemgang af en konkret opgave. Så bliver introduktionen omsat til en arbejdsfordeling, som hele bestyrelsen kan forholde sig til.